E-maila zentzuz erabiltzeko 20 aholku

Komunikazioa

Gustatu zait Pymes y Autonomos blogan ikusitako post hau. Bere horretan uzten ditut aholkuak, gazteleraz, eta komentarioetan utzitako pare bat ere sartu det, horiek ere aholku onak iruditu zaizkidalako.

Gehien gustatu zaidan aholkua, 20. da: ez ezazu beroan idatzi e-mailik. Pasa den astean egoera konplikatu samarra libratu nuen hain zuzen horrela jokatzeagatik. Orain gauzak zuzendu egin dira, eta denok pozik, baina beroaldiari ez bazaio eusten, zure laguntzaileekin duzun harremana pikutara joan daiteke. Erne.

E-mailari dagokion netiketa begirtzea ere ez dago gaizki.

1. No uses el correo que te da tu proveedor de telefonía, ADSL o cable. Son servicios de dudosa calidad y su única finalidad es hacerte cautivo de sus servicios.
2. Usa una única dirección principal y ten a mano otra como dirección de emergencia, a ser posible en otro proveedor diferente. Si surgen problemas con la primera, siempre puedes echar mano de la segunda.
3. Procura no cambiar de dirección salvo que no te quede más remedio ¿Crees que es fácil avisar a todos tus contactos y qué estos anoten tu nueva dirección sin perder ningún correo?
4. Descarta los proveedores que te ofrezcan poco espacio en en el buzón de correo. Menos de 2 Gb por cuenta no merece la pena, si no quieres estar todo el día pendiente de borrar correos.
5. No montes un servidor de correo propio si no es estrictamente necesario. Si tu negocio no es ofrecer correo electrónico a terceros ¿Por qué complicarse la vida montando un servidor propio en lugar de dedicar todo nuestro esfuerzo a nuestro núcleo de negocio?
6. Piensa qué proveeor eliges porque a lo mejor tus mensajes van propagando publicidad de sus servicios (horóscopo, sexo, viajes,…) y tu ni te has enterado ¿Qué pensarán tus clientes y proveedores?
7. Usa el correo electrónico con sentido común y verás tu productividad aumentar. Menos tiempo colgado del teléfono y menos interrupciones a lo largo del día.
8. Créate un hábito de leer el correo a determinadas horas del día y deshabilita las ventanas emergentes, sonidos y otras alertas que salen cada vez que llega un email: Cada cierto número de horas, al primera hora de la mañana, mediodía,…
9. No envíes todos tus correos con prioridad alta y urgente porque se perderá el efecto deseado al etiquetar los correos. Para temas urgentes de verdad, usa el chat o el teléfono.
10. Cuando envíes un email, no llames por teléfono para decir que has enviado un email.
11. No borres correos si te sobra espacio en el buzón, no se sabe cuándo se puede necesitar un correo que hemos recibido o enviado hace tiempo.
12. Busca y etiqueta, en lugar de ordenar en carpetas. Para mí son más prácticas las etiquetas y el buscador de Gmail a cualquier estructura de carpetas de otros sistemas.
13. Si envías correos a grupos de usuarios frecuentemente, aprovecha las ventajas que pueda ofrecerte tu sistema para crear grupos y no tener que teclear las direcciones una por una.
14. Sigue las normas de nettiqueta básica a la hora de escribir correos: No escribas en mayúsculas porque estarás gritando, contesta de manera ordenada para poder seguir el hilo de la conversación, utiliza el campo BCC (blind carbon copy o copia oculta) para mantener la privacidad de las direcciones de los contactos.
15. No sigas las cadenas de emails absurdas, sólo conseguirás darles a los spammers lo que ellos quieren: Hacernos perder el tiempo y nuestro dinero.
16. No respondas a los correos sospechosos, es más ni siquiera los abras. En caso de duda, si es alguien conocido, contacta con él para ver si te ha enviado el correo. Yo me libré de un virus hace poco gracias a esto.
17. No abras los correos con spam porque los que los envían tienen mecanismos para saber si lo has descargado o no para seguir bombardeándote con su basura.
18. Desvía tu cuenta a la de alguien que pueda atender tu correo si te vas de vacaciones y vas a estar desconectado. No causa muy buena impresión dejar el correo desatendido varias semanas y cuando veas la bandeja de entrada al llegar, quizá pienses que necesitas otras vacaciones.
19. Hablando de vacaciones: No utilices un sistema de respuesta automática para todos los correos cuando te ausentes. Mejor que sea sólo para los contactos de tu agenda y evitarás darle comida a los spammers.
20. Si estás de mal humor, no escribas y envíes correos en caliente. Recuerda el dicho, las palabras se las lleva el viento, pero lo escrito permanece (verba volant scripta manent).

Eta hemen komentarioetan utzitakoak:

21.- El asunto del mensaje debe ser claro y conciso. Yo utilizo el siguiente esquema casi siempre. Nombre el trabajo y luego sobre que voy a hablar de ese trabajo.

Reportaje fotográfico [retoques]
Papelería [primeras pruebas]

22.- No tratar dos temas diferentes en un mismo email. Si mandamos los detalles del trabajo A, no terminar preguntando algo del trabajo B. Luego nos volvemos locos buscando donde está esa información. No cuesta nada enviar dos emails… cláramente identificados por su asunto.

23.- Muchas veces la manera más rápida de enviar un mensaje a una personas es responder alguno que ella nos haya enviado… con lo que muchas veces (por torpeza o por descuido) no hemos cambiado el asunto… con lo que puede ocurrir que mandes un mensaje titulado de una manera que nada tiene que ver con su contenido.

One thought on “E-maila zentzuz erabiltzeko 20 aholku

  1. Aportazio txikitxo bat emailgintzaren harira.
    Interesgarria da ere, emaila jasoko duenaren berri jakitea. Adina, lan mota, egoera… horrek baldintzatuko duelako emailaren tonoa! batzuekin hotz idatzi behar baita, besteekin lagun, besteekin kolega eta besteekin “ana rosa kintana” (bizitza kontatuz ta kontatzeko eskatuz…”)
    Noiz idatzi behar den hizkuntza zuzenean eta noiz itzein biar dn bestelako era bixian…
    jasotzailearen ezagutzak baldintzatuko du hori. Geroz eta gehiago jakin, geroz eta hobeto.

    baina emaila jasoko duenaren berri ez dakigunean, 21. komentariorako asuntoaren aipamena dudakoa dela iruditzen zait. Erakargarriagoa izan beharko luke, bai asuntoa eta bai idatziko den textua.
    Bezero bati bidaltzen zaion lehen emailak, erantsita dokumenturik izan behar ote duen ere zalantzak ditut! web gune baterako linka egokiagoa dela iruditzen zait! Erantsitakoa edo webean dagoena, nik uste emailean idatzita egon behar duela modu motz eta erakargarrian.
    Nire Hegialdetik

    Atsegin dut

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